A Universidade de Fortaleza, instituição de ensino da Fundação Edson Queiroz, deu um importante passo em direção à modernização e organização de seus processos internos com a implantação da plataforma Qualyteam, uma ferramenta inovadora que facilita o acesso, gestão e armazenamento de documentos institucionais. Implementada em 2024, a plataforma visa centralizar e padronizar a documentação da universidade, oferecendo um ambiente seguro e de fácil acesso para todos os colaboradores da instituição.

De acordo com Romário Monteiro, analista de processos da Diretoria de Planejamento (DIPLAN), que coordenou a implantação da ferramenta, a plataforma foi desenvolvida com o objetivo de aprimorar a gestão de documentos internos e o conhecimento organizacional, simplificando o acesso a informações essenciais de forma segura e estruturada. A mudança é resultado de um esforço conjunto entre as áreas de Planejamento, Tecnologia da Informação (TI) e setores que lidam com documentos regulatórios e normativos.

Transição para a nova plataforma

Antes do Qualyteam, os documentos eram gerenciados de maneira descentralizada, armazenados em pastas de servidores locais e compartilhamentos internos, o que tornava o processo de consulta e atualização mais difícil e menos eficiente. A nova plataforma resolve essas limitações, proporcionando um repositório único e organizado, garantindo maior rastreabilidade e facilidade no acesso às informações.

Atualmente, o Qualyteam já conta com 128 documentos disponíveis, abrangendo diversas áreas e tipos de escopo. A expectativa é que esse número aumente à medida que mais setores passem a utilizar a ferramenta. “A plataforma está em constante evolução e, com o tempo, será o repositório oficial e atualizado de documentos da Unifor”, explicou Romário Monteiro.

Cadastro e acesso

O acesso ao Qualyteam está disponível para todos os colaboradores da Unifor, com permissões específicas para gestão, atualização e consulta dos documentos. O cadastro foi realizado em março de 2024, com todos os colaboradores recebendo um e-mail para confirmação do acesso. Aqueles que não receberam o convite para cadastro podem solicitar sua inclusão através do setor de Planejamento, por meio de comunicação interna (CI), sem prazo fixo para realização da inscrição.

Em caso de dificuldades no uso da plataforma, os colaboradores podem consultar o passo a passo em PDF enviado por e-mail ou entrar em contato com o setor de Planejamento pelo ramal 3390 para esclarecimentos. Além disso, caso seja necessário criar ou atualizar documentos, os gestores devem seguir os procedimentos estabelecidos através do sistema Pipefy, acessível no UOL, seguindo o caminho: UOL > Aba Serviços > Serviços Unifor > Buscar por "DIPLAN" > Dentro da página DIPLAN, selecionar "DIPLAN | Elaboração/Revisão de Documento".